Приказ об электронном документообороте
Электронный документооборот (ЭДО) сейчас — это право, а не обязанность работодателя. Вводить его или нет, компания решает самостоятельно. При внедрении ЭДО следует помнить следующем:
-
Стоит учесть мнение профсоюза, если он есть в компании.
-
Важно уведомить своих работников и получить от них согласие на работу посредством электронного документооборота.
При этом срок уведомления работников и время, отведенное им на ответ, не прописаны законодательно, а значит решать такие вопросы компания может самостоятельно. Главное, чтобы эти даты были отражены в локальном акте компании, который будет являться основным документом о введении ЭДО. Согласно нормативным актам, компании не требуется согласие только тех, кого оформили в штат в 2022 году. и у которых не было трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2020 года.
Но все-таки ЭДО пока остается частичным для внедрения в организациях по нескольким причинам.
В первую очередь, это то, что некоторые кадровые документы все же должны остаться и храниться в бумажной версии. Их список размещен в статье 22 ТК РФ. Это инструктажи по охране труда, акты о несчастных случаях и приказы об увольнении. Также в том случае, если у сотрудника есть трудовая книжка в бумажном варианте, ее ведением тоже занимается специалист кадровой службы.
Еще одно условие (о нем мы упоминали ранее) – чтобы осуществить ведение ЭДО, необходимо получить согласие работника. Если он никак не отреагирует на уведомление о переходе к ЭДО, для взаимодействия с ним не получится применять электронный документооборот. По сути у кадровика работы прибавится: для одних работников придется вести ЭДО, а с другими нужно работать также как раньше. Лучше всего, чтобы компании была общая база документов в едином формате, иначе часть работы придется переделывать.
Использование ЭДО позволяет компаниям значительно ускорять бизнес-процессы, упрощать отправку и получение документов, снижая при этом издержки канцелярию.
Что следует подготовить, какие внутренние документы?
-
Приказ об организации работы с системами ЭДО;
-
Базу знаний с инструкциями и алгоритмами работы в программе для обучения работников.
Всё вышеперечисленное необходимо, чтобы система ЭДО начала функционировать в компании на законном основании.
Приказ о переходе на ЭДО
Как мы уже сказали, чтобы начать использовать ЭДО официально, нужно издать приказ о переходе компании на данный документооборот. Он оформляется от имени непосредственного руководителя и доводится до сведения всех подчиненных.
Какого-то определенного образца приказа в законодательстве нет, инструкцию о введении ЭДО также составляют произвольно. Готовые документы должны содержать следующую информацию:
-
дата перехода компании на ЭДО;
-
новые нормативные документы, которые помогут сотрудникам в изучении новых процессов: инструкции, базы знаний и т.д;
-
список ответственных и работников, которые будут использовать систему ЭДО;
-
способы и продолжительность обучения представителей компании работе в системе;
Функционирование ЭДО в компании начинается только после подписания соответствующего регламента, установки программы, разработки и внедрения приказа. Приказ определяет, как осуществляется электронный документооборот внутри компании, кто несет ответственность за весь процесс взаимодействия между работниками и филиалами компании (при наличии). Дата перехода и список сотрудников с доступом к системе тоже обязательно фиксируется.
Внедрение системы электронного документооборота в компании — дело сложное, но очень нужное. И конечно же, здесь не обойтись без тщательного выбора подрядчика и самой программы. Рекомендуем вам приобрести наш сервис ЭДО. Он поможет не только увеличить эффективность и возможности кадровой службы, но и облегчить их труд. А с помощью модуля с базой знаний ваши специалисты отдела кадров смогут проводить обучение и адаптацию как новичков, так и действующих сотрудников прямо на рабочем месте.
Чтобы получить подробную консультацию о работе сервиса свяжитесь с нами по номеру 8-499-302-31-83 или напишите на e-mail info@dobyto.ru.