Как написать деловое письмо на английском

Итак, вам нужно написать письмо на английском в компанию, школу, или университет, и при этом ваше письмо должно продемонстрировать всем, что древнее искусство писать деловые письма еще сохранилось.

Именно поэтому важно понимать, как строить предложения на формальном (деловом) английском. Если вы сомневаетесь, как это сделать, в этой статье мы вам расскажем.

Общие правила, которым нужно следовать.

1. Не используйте сленг, разговорные выражения и сокращения

Если деловое письмо пестрит сленговыми выражениями и сокращениями, адресат не воспримет такое письмо всерьез. Вот примеры сокращений:

I’m, can’t, I’ll, you’d, I’d, you’ll

Вместо этого можно

I am, I will, I cannot, you would и т.д.

Из-за обилия разговорных фраз письмо будет звучать излишне неформально, поэтому стоит избегать таких слов, как good, nice, awesome, sweet…

Если ваше письмо звучит как диалог с другом, стоит его переписать.

2. Правильное приветствие

Не стоит начинать письмо с What’s up?, скорее всего, в таком случае получатель письма не будет читать его дальше.

Если не знаете имени получателя, можете начать письмо так:

To Whom It May Concern:

Но если вы знакомы, не используйте такое обращение.

Если вы знаете, что обращаетесь к мужчине или женщине, но не знаете имени, тогда напишите:

Dear Sir или Dear Madam.

Если знаете и имя, тогда лучше:

Dear Ms. Jones или Dear Mr. Jones.

Важно отметить, что в американском английском после обращения Mr., Mrs., Ms., Dr. добавляется точка, тогда как в британском английском точка не нужна.

Если вы пишете врачу, нужно обратиться:

Dear Dr. Jones,

Если не знаете, какого пола ваш адресат, напишите полное имя:

Dear Rylie Jones.

После каждого приветствия идет запятая, а после To Whom It May Concern — двоеточие. Учитывайте этот нюанс.

3. Прощайтесь вежливо

Такие прощания, как Peace out, dude! или May the Force be with you, будут не вполне уместны в деловом письме. Даже если письмо написано в уважительном тоне и правильными предложениями, плохое прощание заставляет быстро забыть о вашем письме.

Если вы не знакомы с получателем письма, можете выбрать одно из общих прощаний, которые, вместе с тем, звучат по-деловому.

Sincerely, Regards, Yours truly, Yours sincerely, Thank you for your time, Respectfully

Каких прощаний лучше избегать:

Take care, Cheers, See you later, Peace out

Прощание начинается со строчной буквы, затем можно использовать прописные; после второго слова ставится запятая.

4. Краткость

Никто не будет читать 15-страничное письмо. Лучше ограничиться одной страницей, если не нужно больше. Такое ограничение — не больше одной страницы — заставляет излагать свои мысли просто, кратко и содержательно. Прежде чем писать письмо, стоит составить список всего того, о чем вы хотите рассказать.

5. Структура

Используйте простые шрифты, такие как Times New Roman или Arial, размер шрифта должен быть 10 или 12. Межстрочный интервал — одинарный.

Закончив абзац, нажмите один раз Enter на клавиатуре. Дата, адрес, обратный адрес и приветствие должны быть разделены пробелом.