Как выбрать СЭД (электронную систему документооборота)
Внедрение электронной системы документооборота (СЭД) позволяет компаниям существенно ускорить бизнес-процессы, повысить прозрачность и контроль операций, а также снизить риски потери важных документов. Однако перед большинством организаций закономерно возникает вопрос: какую систему электронного документооборота выбрать и как выбрать СЭД, чтобы она максимально соответствовала их задачам, бюджету и требованиям безопасности?
Сегодня на рынке представлены десятки различных платформ, каждая из которых обладает своими особенностями и преимуществами. Одно из самых востребованных решений — система электронного документооборота (СЭД) на базе 1C, отличающаяся гибкостью, масштабируемостью и широкими возможностями интеграции. В этой статье разберём, как выбрать систему электронного документооборота, на какие критерии опираться при принятии решения и какие платформы заслуживают внимания.
Как выбрать СЭД: критерии
Выбор СЭД должен базироваться на тщательном анализе потребностей компании и особенностей функционирования её бизнес-процессов. Вот основные критерии, на которые стоит обратить внимание:
1. Модель поставки
Существуют облачные и локальные (on-premise) СЭД.
Облачная модель подходит компаниям, которые ценят быструю масштабируемость, отсутствие затрат на собственную ИТ-инфраструктуру и возможность удалённого доступа.
Локальная модель оптимальна для организаций с повышенными требованиями к безопасности, которые хотят держать данные внутри периметра.
2. Возможности импортозамещения
В условиях современных требований к импортозамещению особое значение имеет совместимость решения с российскими платформами и поддержка отечественных стандартов. Выбирая СЭД, уточняйте, сертифицировано ли решение для госучреждений и бизнеса, попадающего под требования импортозамещения.
3. Масштабируемость и гибкость
Выбранная система должна легко адаптироваться под изменения структуры бизнеса, рост числа пользователей, увеличение объёма документооборота. Обратите внимание на возможности интеграции с другими корпоративными системами (ERP, CRM, кадровые решения), а также на наличие открытого API.
4. Функциональность и настраиваемость
Продумайте, какие функции нужны вашей компании: сквозное согласование документов, поддержка электронной подписи, автоматизация бизнес-процессов, хранение архивов, контроль версий, мобильный доступ и пр. Чем больше возможностей для индивидуальной настройки под специфику вашей деятельности, тем эффективнее внедрение.
5. Удобство интерфейса и обучения
Пользовательский опыт напрямую влияет на скорость внедрения. Современные СЭД предлагают интуитивно понятные интерфейсы, подробную документацию, обучающие материалы и техническую поддержку.
6. Безопасность данных
Важнейший критерий — наличие инструментов разграничения прав доступа, шифрования данных, журналирования действий пользователей и резервного копирования.
7. Стоимость владения
Сюда входят не только затраты на приобретение лицензий, но и расходы на внедрение, обучение сотрудников, техническую поддержку, обновления и развитие системы.
Какую систему электронного документооборота выбрать?
Если вы стоите перед выбором и не знаете, СЭД какой выбрать, рассмотрите следующие платформы, которые пользуются наибольшей популярностью у российских компаний:
1. Система электронного документооборота (СЭД) на базе 1С
Решения на платформе 1С — одни из самых распространённых и гибких. Они легко интегрируются с другими продуктами экосистемы 1С, позволяют автоматизировать все этапы документооборота, поддерживают электронную подпись и отвечают требованиям российского законодательства. Преимущества: широкие возможности настройки, масштабируемость, совместимость с требованиями импортозамещения, наличие облачной и локальной версии.
2. СЭД ТЕЗИС
Отечественная система, предназначенная для комплексной автоматизации корпоративного документооборота. Включает инструменты для маршрутизации документов, контроля исполнения поручений, интеграции с ERP и CRM, поддерживает мобильные приложения и соответствует всем требованиям информационной безопасности.
3. LDM.Документооборот
Гибкая платформа для компаний любого масштаба. Отличается высокой степенью детализации настройки маршрутов и процессов, мощной системой поиска, возможностью ведения архива и организации взаимодействия с удалёнными подразделениями. Предлагает как локальные, так и облачные решения, что удобно для компаний с разной ИТ-стратегией.
Ну и на последок:
Выбор СЭД — стратегически важное решение для любого бизнеса. Ответ на вопрос, как выбрать СЭД, требует глубокого анализа собственных бизнес-процессов, чёткого понимания потребностей и внимательного изучения доступных на рынке решений.
Перед внедрением рекомендуется провести пилотное тестирование нескольких платформ, оценить их функциональность, стоимость владения и удобство работы. Такой подход позволит избежать ошибок и выбрать действительно эффективную и надёжную систему электронного документооборота.